Integrare flussi tecnici e amministrativi nel Tenant e Property Management
Un modello operativo che collega Preventivi, Ordini, SLA e Chiusure Tecniche
Nel property management moderno, la gestione di portafogli ampi e multi-sito richiede processi di trouble ticketing costruiti su due binari sincronizzati. Da un lato il flusso tecnico — diagnosi, pianificazione degli interventi, esecuzione e chiusura con KPI e SLA — dall’altro il flusso amministrativo — richiesta e confronto dei preventivi, approvazioni, ordini e consuntivi fino alla fatturazione. Trattare questi stream come parti dello stesso ticket, con responsabilità e stati condivisi, riduce attriti operativi, limita duplicazioni e rende tracciabile ogni passaggio per tutti gli attori coinvolti (property, facility, fornitori e conduttori). In questo scenario, EASYTM (easytm.it) struttura e orchestra entrambi i flussi in un unico workflow configurabile, favorendo trasparenza, misurabilità e tempi di risposta coerenti con le esigenze di realtà complesse, senza ricorrere a soluzioni artigianali o a catene di email difficili da governare.
Esempio di un workflow immobiliare tecnico-amministrativo integrato
Pensiamo a un malfunzionamento HVAC: il call center riceve la segnalazione e apre il ticket con codifica strutturata (impianto, priorità, sito); il facility/building manager verifica e definisce l’intervento, attivando la ditta esecutrice. In parallelo si muove il filone amministrativo: si richiedono e valutano i preventivi, si seleziona l’offerta, si emette l’ordine e si pianifica l’uscita. Il customer care raccoglie il feedback del conduttore e il ticket si chiude aggiornando SLA e KPI. Lungo tutto il percorso, fund e asset manager monitorano avanzamento e performance con visibilità sullo stato e sulle responsabilità. In contesti con portafogli multi-sito, dove il processo si ripete su immobili, conduttori e fornitori diversi, un workflow digitale che unisce attori interni ed esterni e rende trasparente ogni passaggio diventa decisivo.
Approcci artigianali (Mail + Excel) alimentano extra-costi e contenziosi
Un sistema di ticketing realmente integrato instrada automaticamente le richieste standard dal customer care ai fornitori, lasciando ai building e facility manager solo le eccezioni da valutare: nella pratica questo approccio riduce i tempi operativi fino al 30% e migliora la tempestività delle risposte agli inquilini fino al 50%, perché ogni passaggio — dalla classificazione alla chiusura — è tracciato, confrontabile e misurato con KPI e SLA personalizzati. Il rovescio della medaglia è noto a chi lavora “a mail ed Excel”: preventivi non omogenei, ordini fuori processo, consuntivi difficili da riconciliare, responsabilità poco chiare e dati dispersi. Nei periodi di picco questo si traduce in ritardi, escalation non gestite, possibili penali per SLA non rispettati e una vulnerabilità evidente in sede di audit o due diligence. Adottare un workflow unico, con regole operative e audit trail leggibile, non è solo un tema di efficienza: è una scelta prudente per contenere rischi operativi, preservare margini e mantenere sotto controllo l’intero ciclo di manutenzione, dall’apertura del ticket alla fatturazione.
