Nella gestione immobiliare e nel tenant management, coordinare le attività su più immobili genera inefficienze nascoste: richieste in ritardo, reclami non tracciati, flussi difficili da seguire. Sono segnali che, se non vengono colti in tempo, diventano costi imprevisti e pesano sull'operatività.
Gli avvisi per i building manager servono a questo: portare in evidenza, in tempo reale, le richieste che superano i tempi attesi e quelle che hanno generato contestazioni, così che chi gestisce intervenga prima che il problema arrivi all'inquilino o al mandante.
Anticipare i problemi, non inseguirli
Per chi gestisce immobili per conto di altri, vedere le criticità per tempo è essenziale. Il cruscotto di EASYTM, software e servizio di tenant management per immobili a reddito, è pensato per dare un supporto concreto a building manager, property manager e asset manager: leggere i dati a colpo d'occhio e agire con precisione su ritardi e anomalie.
Un cruscotto, due strumenti decisivi
Dentro il cruscotto, due report mirati aiutano a prevenire le inefficienze:
- Richieste in ritardo. Mostra le richieste che superano le soglie di tempo critiche. Per esempio, una concentrazione anomala di richieste legate alla fatturazione può indicare che il processo va rivisto.
- Reclami. Raccoglie le richieste che hanno generato molte contestazioni. Permette di analizzare le ricorrenze e trovare le cause di fondo, come richieste di nuovi spazi contestate di frequente.
Sono due dei KPI e report del property management che il cruscotto calcola per fondo e per periodo.
Un metodo oggettivo per scegliere le priorità
Il criterio è statistico e si basa sul 90° percentile: si prende il tempo entro cui si chiudono nove richieste su dieci e si mettono in evidenza solo quelle che lo superano, cioè l'ultima fascia critica del totale. Non la media, che pochi casi lunghi alzano e che nasconde i problemi veri. Così l'attenzione si concentra su ciò che conta, senza distrarsi con le anomalie marginali.
Benefici concreti nella gestione operativa
Grazie a questi strumenti è possibile:
- seguire le prestazioni operative con continuità;
- intervenire subito su ritardi o reclami ricorrenti;
- distribuire le risorse in modo più mirato;
- ridurre i costi nascosti delle inefficienze.
Un esempio pratico del cruscotto di EASYTM è nel video «Alert per i Building Manager», sul canale YouTube di EASYTM.